Ratgeber
Online-Terminbuchung einrichten: Kunden buchen selbst, nichts geht verloren
Kurze Antwort
Gib deinen Kunden eine Buchungsseite mit deinem eigenen Link. Dort sehen sie nur die Zeiten, die wirklich frei sind, wählen eine aus und buchen, ohne auf deine Antwort zu warten. Verbinde die Seite mit einem einzigen Kalender, damit nie zwei Leute denselben Termin bekommen, schalte automatische Erinnerungen ein und lass im Voraus bezahlen, wenn ein ausgefallener Termin dich Geld kostet. Dann teilst du den Link überall, wo Kunden dich schon finden.
Das Wichtigste
- Leistungen, Dauer und echte Öffnungszeiten festlegen, bevor der Kalender online geht.
- Alle Termine in einem Kalender: vom Link, aus dem Chat und vom Telefon.
- Automatische Erinnerungen denken für dich und für deine Kunden mit.
- Bezahlung bei der Buchung lohnt sich bei langen, teuren oder oft verpassten Terminen.
- Teile den Link auf deiner Website, in Social Media, in Nachrichten und in der E-Mail-Signatur.
Warum Terminvergabe per Nachricht irgendwann hakt
Die meisten Betriebe vergeben Termine anfangs per Telefon, WhatsApp oder Direktnachricht. Solange es wenige sind, klappt das. Dann stapeln sich die Nachrichten: Jemand fragt nach Dienstag um 16 Uhr, du antwortest zwei Stunden später, und er hat schon woanders gebucht. Oder der Termin steht auf einem Zettel und landet nie im Kalender.
Eine Buchungsseite beendet dieses Hin und Her. Der Kunde sieht freie Zeiten, wählt eine und ist fertig, auch um 23 Uhr oder am Sonntag. Du bist nicht mehr der Engpass zwischen jemandem, der kommen will, und einer Lücke im Tag.
Was du vor dem Start festlegen solltest
Die Seite ist nur so gut wie die Regeln dahinter. Nimm dir eine halbe Stunde dafür, bevor du den Link teilst. Spätere Änderungen verwirren alle, die schon gebucht haben.
- Leistungen: was man buchen kann, in den Worten deiner Kunden.
- Dauer: wie lange jede Leistung wirklich dauert, plus Puffer zwischen Terminen.
- Zeiten: die Tage und Stunden, an denen du tatsächlich arbeitest, inklusive Pausen und freier Tage.
- Ort: bei dir, beim Kunden oder per Videocall.
- Bezahlung: kostenlos buchen, Anzahlung oder voller Betrag im Voraus.
- Absagen: wie viel Vorlauf du brauchst und was bei Nichterscheinen passiert.
Online-Terminbuchung einrichten, Schritt für Schritt
Egal mit welchem System: Die Reihenfolge ist fast immer gleich. Ziel ist eine Seite, die ein Kunde am Handy in unter einer Minute erledigt.
- Leistungen und Zeiten eintragenLege jede Leistung mit Dauer an und die Zeiten, in denen du Buchungen annimmst. Was du lieber erst anbietest, lässt du weg.
- Ein Kalender für allesTermine vom Link, aus Chats und vom Telefon gehören in denselben Kalender. Zwei Kalender sind das Rezept für Doppelbuchungen.
- Erinnerungen einschaltenAutomatische Erinnerungen vor jedem Termin ersparen dir, jedem Kunden selbst zu schreiben.
- Bezahlung festlegenKostet dich eine Lücke Geld, verlange bei der Buchung eine Zahlung oder Anzahlung.
- Als Kunde testenBuche selbst einen Termin am Handy. Was dich stört, stört auch deine Kunden.
- Link teilenAuf der Website, in Social-Media-Profilen, in WhatsApp-Antworten und in der E-Mail-Signatur.
Erinnerungen, No-Shows und Vorkasse
Kaum jemand verpasst einen Termin absichtlich. Man vergisst ihn, oder es kommt etwas dazwischen und es ist unangenehm abzusagen. Eine Erinnerung vor dem Termin löst das erste Problem und macht das Absagen beim zweiten leichter.
Bezahlung bei der Buchung ist die stärkere Lösung. Wer bezahlt hat, hat einen Grund zu kommen, und wenn nicht, war deine Zeit nicht umsonst. Das passt zu Beratungen, langen Behandlungen, vorbereiteten Sitzungen und Videocalls. Bei kurzen oder günstigen Leistungen reicht meist eine kostenlose Buchung mit guter Erinnerung.
Egal wofür du dich entscheidest: Schreib die Regel in einem klaren Satz auf die Buchungsseite.
| Art des Termins | Buchungsart | Beispiel |
|---|---|---|
| Kurz und häufig | Kostenlos mit Erinnerung | Haarschnitt, kurzer Check, Folgetermin |
| Lang oder teuer | Anzahlung oder volle Zahlung vorab | Kosmetikbehandlung, Tattoo-Sitzung, Einsatz beim Kunden |
| Beratung aus der Ferne | Videocall, vorher bezahlt | Rechtsberatung, Therapie, Steuerbesprechung |
| Erstkontakt | Kurzes kostenloses Gespräch | Erstberatung mit einem neuen Kunden |
Wenn Kunden per WhatsApp schreiben oder anrufen
Auch mit Buchungslink werden viele weiter schreiben „Hast du morgen noch was frei?“ oder anrufen. Das ist in Ordnung, solange diese Termine im selben Kalender landen. Wenn jemand aus dem Team von Hand bucht, muss er denselben Kalender nutzen wie der Link.
Manche Betriebe überlassen solche Anfragen einem KI-Assistenten: Er liest die Nachricht, prüft freie Zeiten und bucht selbst. Das funktioniert am besten, wenn er denselben Kalender und dieselben Regeln nutzt wie die Buchungsseite.
So löst Autorys das
Die Online-Terminbuchung von Autorys gibt dir eine Buchungsseite mit deinem eigenen Link, zum Beispiel book.autorys.online/dein-unternehmen. Kunden wählen Tag und Uhrzeit, bekommen automatische Erinnerungen, und jeder Termin landet im Kalender deines CRM, also keine Doppelbuchungen. Termine gehen vor Ort oder per Videocall, und du kannst sie im Voraus bezahlen lassen: Bei Videoterminen kommt der Link erst, wenn die Zahlung bestätigt ist. Der Videocall öffnet sich über einen Link, auch am Handy, ohne Installation.
Nutzt du zusätzlich einen KI-Dienst von Autorys, bucht die KI selbst über WhatsApp, Telegram, den Website-Chat und die KI-Telefonrezeption, alles im selben Kalender. Die Terminbuchung gibt es einzeln, und sie ist gratis dabei, wenn du einen KI-Dienst oder eine Website von Autorys buchst.
Häufige Fragen
Müssen meine Kunden eine App installieren?
Nein, nicht mit einer Buchungsseite. Sie öffnen deinen Link im Browser auf Handy oder Computer, wählen eine Zeit und bestätigen. Bei Autorys öffnen sich auch Videotermine über einen Link, ohne Installation und ohne Konto.
Wie verhindere ich Doppelbuchungen?
Nutze einen einzigen Kalender für alle Terminquellen. Wenn Link, Team und ein möglicher KI-Assistent in denselben Kalender schreiben, wird ein belegter Termin einfach nicht mehr angeboten. Bei Autorys ist die Buchung genau deshalb mit dem CRM-Kalender verbunden.
Sollte ich Termine im Voraus bezahlen lassen?
Ja, wenn eine Lücke dich wirklich etwas kostet, etwa bei langen Sitzungen, Beratungen oder Videocalls. Bei kurzen, häufigen Leistungen reicht oft eine kostenlose Buchung mit automatischer Erinnerung. Schreib die Regel in jedem Fall klar dazu.
Wo teile ich meinen Buchungslink?
Überall, wo Kunden dich schon suchen: Website, Bio deiner Social-Media-Profile, WhatsApp-Antworten, E-Mail-Signatur und Gedrucktes mit QR-Code. Je leichter er zu finden ist, desto weniger Termine musst du noch selbst von Hand eintragen.
Was kostet die Online-Terminbuchung von Autorys?
Karla, die KI-Assistentin von Autorys, nennt dir den Preis und schickt dir sofort dein Angebot per WhatsApp, Telegram oder Website-Chat. Die Terminbuchung ist gratis dabei, wenn du einen KI-Dienst oder eine Website bei Autorys buchst.
