Ratgeber
E-Mail mit eigener Domain erstellen (info@deinefirma.de): so geht's
Kurze Antwort
Für eine Adresse wie info@deinefirma.de brauchst du zwei Dinge: eine Domain mit dem Namen deiner Firma und einen E-Mail-Dienst, der Postfächer für diese Domain bereitstellt. Du legst die Postfächer beim E-Mail-Dienst an und lässt die MX-Einträge deiner Domain auf ihn zeigen, damit eingehende Mails wissen, wohin sie sollen. Dazu kommen die Absender-Einträge SPF und DKIM, damit deine Mails nicht im Spam landen. Zum Schluss verbindest du das Postfach mit Handy und Computer.
Das Wichtigste
- Du brauchst eine eigene Domain und einen E-Mail-Dienst, der Postfächer darauf bereitstellt.
- MX-Einträge legen fest, welcher Server die E-Mails deiner Domain empfängt.
- SPF und DKIM zeigen anderen Servern, dass deine Mails wirklich von dir kommen.
- Lege Funktionsadressen an (info@, rechnung@) und ein Postfach pro Person mit Kundenkontakt.
- Domain und Postfächer können bei verschiedenen Firmen liegen.
Warum eine E-Mail mit deiner Domain sinnvoll ist
Wenn ein Kunde ein Angebot von einer kostenlosen Mail-Adresse bekommt, zögert er oft kurz. Ist das eine echte Firma? Eine Adresse wie info@deinefirma.de beantwortet die Frage, bevor die Nachricht überhaupt geöffnet ist. Sie passt zu deiner Website, deinen Rechnungen und deinen Visitenkarten.
Außerdem gehört die Adresse dir. Wenn jemand aus dem Team geht, bleibt das Postfach in der Firma und geht an die nächste Person. Kunden schreiben weiter an dieselbe Stelle, und der Verlauf hängt nicht im privaten Konto eines Mitarbeiters fest.
Das gilt für eine Bäckerei in Graz genauso wie für eine Kanzlei in Zürich oder eine Werkstatt in Köln. Die Größe der Firma ändert nichts an der Einrichtung.
Was du vor dem Start brauchst
Eine E-Mail mit eigener Domain besteht aus zwei getrennten Teilen. Wer die beiden verwechselt, verliert am meisten Zeit.
- Hast du noch keine Domain, registrierst du zuerst eine. Wähle einen kurzen Namen, den man leicht buchstabieren kann.
- Hast du schon eine Domain, finde heraus, wo sie verwaltet wird. Du brauchst Zugriff auf ihre DNS-Einstellungen.
- Überlege, wie viele Leute ein eigenes Postfach brauchen und welche gemeinsamen Adressen du willst.
| Baustein | Was es ist | Wofür es da ist |
|---|---|---|
| Domain | Dein Name im Internet, etwa deinefirma.de | Liefert den Teil nach dem @ und enthält die DNS-Einstellungen |
| E-Mail-Dienst | Die Server, die deine Mails speichern und versenden | Stellt die Postfächer bereit, filtert Spam und macht Mails auf jedem Gerät lesbar |
| DNS-Einträge | Einstellungen, die zu deiner Domain gehören | Verbinden die Domain mit dem E-Mail-Dienst (MX, SPF, DKIM) |
MX- und DNS-Einträge, einfach erklärt
DNS ist so etwas wie das Telefonbuch des Internets. Deine Domain hat eine Liste von Einträgen, die Computern sagen, wo sie was finden. Einer schickt Besucher zu deiner Website. Andere leiten die E-Mails.
Der MX-Eintrag (Mail Exchange) bestimmt, welcher Server die Mails deiner Domain empfängt. Schreibt jemand an anna@deinefirma.de, schaut sein Mailserver in deinem MX-Eintrag nach und liefert die Nachricht dort ab. Zeigt der MX-Eintrag an die falsche Stelle, kommt die Mail nicht an oder landet beim alten Anbieter.
SPF und DKIM sind Text-Einträge, die anderen Servern helfen, deinen Nachrichten zu vertrauen. SPF legt fest, welche Server im Namen deiner Domain senden dürfen. DKIM versieht jede Mail mit einer digitalen Signatur. Ein dritter Eintrag, DMARC, sagt, was mit Nachrichten passieren soll, die diese Prüfungen nicht bestehen. Fehlen sie, landen deine Mails leichter im Spam. Dein E-Mail-Dienst nennt dir die genauen Werte zum Kopieren.
Einrichtung Schritt für Schritt
DNS-Änderungen brauchen etwas Zeit, bis sie überall im Internet ankommen, manchmal ein paar Stunden. Kommt die Testmail nicht sofort an, warte, bevor du noch etwas änderst.
- Domain besorgen oder prüfenRegistriere eine Domain mit dem Namen deiner Firma oder prüfe, ob du dich dort anmelden kannst, wo deine bestehende Domain verwaltet wird.
- E-Mail-Dienst wählenEr sollte Postfächer auf deiner eigenen Domain bereitstellen, im Browser und auf dem Handy laufen und Spam filtern.
- Postfächer anlegenLege die Adressen an, die du brauchst, etwa info@, angebot@ oder eine pro Person, jeweils mit starkem Passwort.
- MX-Einträge umstellenErsetze in den DNS-Einstellungen der Domain die alten MX-Einträge durch die Werte deines E-Mail-Dienstes.
- SPF und DKIM eintragenKopiere die Absender-Einträge deines E-Mail-Dienstes ins DNS, damit deine Nachrichten als vertrauenswürdig gelten.
- Testen und Geräte verbindenSchick eine Testmail von einer anderen Adresse hin und zurück und richte das Postfach dann auf Handy und Computer ein.
Welche Adressen du anlegen solltest
Fang klein an. Ein paar klare Adressen sind besser als ein Dutzend, das niemand liest. Funktionsadressen merkt man sich leicht, persönliche Adressen machen den Kontakt menschlicher.
- info@ oder hallo@ für neue Kunden und Anfragen
- rechnung@ für Zahlungen und Belege
- support@, wenn du Fragen bestehender Kunden beantwortest
- vorname@ für jede Person, die direkt mit Kunden schreibt
- Vermeide Adressen, die man schwer buchstabieren oder am Telefon durchgeben kann
Wie Autorys dir dabei hilft
Autorys gibt dir Postfächer mit der Domain deiner Firma, auch wenn die Domain woanders registriert ist. Du liest und schreibst Mails im Browser, auf dem Handy oder direkt im CRM von Autorys, neben deinen Kunden. Ein Spamfilter ist dabei, und wird ein Postfach voll, buchst du im Panel zusätzlichen Speicher dazu.
Registrierst du deine Domain bei Autorys, sind 2 Postfächer inklusive. Du buchst und bezahlst im Panel, und der Dienst ist aktiv, sobald du bezahlt hast. Liegen deine Mails schon bei einem anderen Anbieter, zieht Autorys deine Postfächer um, samt der Mails, die du schon gespeichert hast. Und wenn du viele Kundenmails beantwortest, ordnet der KI-E-Mail-Assistent jede Nachricht dem Kunden im CRM zu und schreibt Antworten, die du nur noch abschicken musst.
Häufige Fragen
Geht eine E-Mail mit eigener Domain auch ohne Website?
Ja. E-Mail und Website sind getrennte Dinge. Du brauchst nur eine Domain und einen E-Mail-Dienst. Viele Firmen starten mit der E-Mail und bauen die Website später. Die Domain kann ohne Seite bestehen, während deine Postfächer ganz normal laufen.
Muss ich meine Domain umziehen, um den E-Mail-Anbieter zu wechseln?
Nein. Die Domain kann bleiben, wo sie ist. Du änderst nur ihre MX- und Absender-Einträge, damit die Mails beim neuen Dienst ankommen. Bei Autorys funktionieren die Postfächer auch, wenn die Domain bei einer anderen Firma registriert ist.
Was ist der Unterschied zwischen Postfach und Alias?
Ein Postfach hat eigenen Speicher und ein eigenes Passwort, man meldet sich an und liest die Mails. Ein Alias ist nur eine weitere Adresse, die in ein bestehendes Postfach liefert. Praktisch für Adressen wie info@, die eine einzige Person liest.
Warum landen meine Mails im Spam?
Meist fehlen SPF- und DKIM-Einträge oder sind falsch, du schickst von einer neuen Domain viele Mails auf einmal, oder die Nachrichten wirken wie Werbung. Prüfe zuerst dein DNS und schick dann eine Weile normale Einzelmails.
Was kostet die E-Mail mit eigener Domain bei Autorys?
Karla, die KI-Assistentin von Autorys, nennt dir den Preis und schickt dir sofort dein Angebot. Schreib ihr per WhatsApp, im Chat der Website oder per Telegram und sag ihr, wie viele Postfächer du brauchst.
