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Comment créer une adresse mail avec votre nom de domaine
Réponse courte
Pour avoir une adresse comme contact@votreentreprise.fr, il vous faut deux choses : un nom de domaine au nom de votre entreprise et un service de messagerie qui héberge des boîtes mail sur ce domaine. Vous créez les boîtes dans ce service, puis vous faites pointer les enregistrements MX de votre domaine vers lui pour que le courrier sache où arriver. Ajoutez les enregistrements d'expéditeur (SPF, DKIM) pour éviter le spam, puis connectez la boîte à votre téléphone et à votre ordinateur.
En bref
- Il vous faut un domaine à vous et un service de messagerie qui héberge des boîtes dessus.
- Les enregistrements MX indiquent quel serveur reçoit les emails de votre domaine.
- SPF et DKIM prouvent que vos messages viennent bien de vous, pour qu'ils arrivent en boîte de réception.
- Créez des adresses par service (contact@, facturation@) et une boîte par personne en contact avec les clients.
- Votre domaine et vos boîtes mail peuvent être chez des sociétés différentes.
Pourquoi une adresse à votre nom de domaine
Quand un client reçoit un devis envoyé depuis une adresse gratuite, il hésite souvent une seconde. Est-ce une vraie entreprise ? Une adresse comme contact@votreentreprise.fr répond à la question avant même l'ouverture du message. Elle correspond à votre site, à vos factures et à vos cartes de visite.
L'adresse vous appartient aussi. Si un salarié part, la boîte reste dans l'entreprise et passe à la personne suivante. Les clients continuent d'écrire au même endroit, et l'historique ne reste pas bloqué dans le compte personnel de quelqu'un.
C'est valable pour une boulangerie à Lyon, un cabinet d'avocats à Montréal ou un garage à Bruxelles. La taille de l'entreprise ne change rien à la configuration.
Ce qu'il vous faut avant de commencer
Une adresse mail professionnelle repose sur deux éléments distincts. Les confondre est la première source de confusion.
- Si vous n'avez pas encore de domaine, enregistrez-en un d'abord. Choisissez un nom court et facile à épeler.
- Si vous avez déjà un domaine, vérifiez où il est géré. Vous aurez besoin d'accéder à ses réglages DNS.
- Décidez combien de personnes ont besoin de leur propre boîte et quelles adresses partagées vous voulez.
| Élément | Ce que c'est | À quoi il sert |
|---|---|---|
| Nom de domaine | Votre nom sur internet, comme votreentreprise.fr | Fournit la partie après le @ et contient les réglages DNS |
| Service de messagerie | Les serveurs qui stockent et envoient vos emails | Héberge les boîtes, filtre le spam et permet de lire vos messages partout |
| Enregistrements DNS | Réglages rattachés à votre domaine | Relient le domaine au service de messagerie (MX, SPF, DKIM) |
Les enregistrements MX et DNS, simplement
Le DNS fonctionne comme l'annuaire d'internet. Votre domaine possède une liste d'enregistrements qui indiquent aux ordinateurs où trouver chaque chose. L'un envoie les visiteurs vers votre site. D'autres dirigent les emails.
L'enregistrement MX indique quel serveur reçoit les emails de votre domaine. Quand quelqu'un écrit à claire@votreentreprise.fr, son serveur consulte votre MX et y dépose le message. Si le MX pointe au mauvais endroit, l'email se perd ou arrive chez votre ancien prestataire.
SPF et DKIM sont des enregistrements texte qui aident les autres serveurs à faire confiance à vos messages. SPF liste les serveurs autorisés à envoyer des emails pour votre domaine. DKIM ajoute une signature numérique à chaque message. Un troisième, DMARC, dit quoi faire des messages qui échouent à ces contrôles. Sans eux, vos emails finissent plus facilement en spam. Votre service de messagerie vous donne les valeurs exactes à copier.
La configuration, étape par étape
Les changements DNS peuvent mettre un moment à se propager, parfois quelques heures. Si l'email de test n'arrive pas tout de suite, attendez avant de modifier autre chose.
- Obtenez ou vérifiez votre domaineEnregistrez un domaine au nom de votre entreprise, ou vérifiez que vous pouvez accéder à l'espace où votre domaine actuel est géré.
- Choisissez un service de messagerieIl doit héberger des boîtes sur votre propre domaine, fonctionner dans le navigateur et sur mobile, et filtrer le spam.
- Créez vos boîtes mailCréez les adresses dont vous avez besoin, comme contact@, devis@ ou une par personne, chacune avec un mot de passe solide.
- Faites pointer les MXDans les réglages DNS du domaine, remplacez les anciens MX par ceux fournis par votre service de messagerie.
- Ajoutez SPF et DKIMCopiez les enregistrements d'expéditeur de votre service dans le DNS pour que vos messages soient reconnus.
- Testez et connectez vos appareilsEnvoyez et recevez un email de test depuis une autre adresse, puis ajoutez la boîte à votre téléphone et à votre ordinateur.
Quelles adresses créer
Commencez petit. Quelques adresses claires valent mieux qu'une douzaine que personne ne consulte. Les adresses par service sont faciles à retenir, les adresses nominatives rendent l'échange plus humain.
- contact@ ou bonjour@ pour les nouveaux clients et les devis
- facturation@ pour les paiements et les reçus
- support@ si vous répondez aux clients existants
- prenom@ pour chaque personne qui écrit directement aux clients
- Évitez les adresses difficiles à épeler ou à dicter au téléphone
Ce que fait Autorys
Autorys vous fournit des boîtes mail sur le domaine de votre entreprise, même si votre domaine est enregistré ailleurs. Vous lisez et envoyez vos messages dans le navigateur, sur votre téléphone ou dans le CRM Autorys, à côté de vos clients. Un filtre anti-spam est inclus, et si une boîte se remplit vous ajoutez de l'espace depuis votre tableau de bord.
Si vous enregistrez votre domaine chez Autorys, il est livré avec 2 boîtes mail incluses. Vous souscrivez et payez depuis votre tableau de bord, et le service s'active dès le paiement. Si vos emails sont déjà chez un autre prestataire, Autorys transfère vos boîtes avec les messages déjà enregistrés. Et si vous traitez beaucoup d'emails clients, l'assistant email IA range chaque message dans la fiche du client dans le CRM et rédige des réponses prêtes à envoyer.
Questions fréquentes
Peut-on avoir une adresse mail à son domaine sans site web ?
Oui. L'email et le site sont indépendants. Il vous faut seulement un domaine et un service de messagerie. Beaucoup d'entreprises commencent par l'email et font le site plus tard. Le domaine peut rester sans site pendant que vos boîtes fonctionnent normalement.
Faut-il transférer son domaine pour changer de messagerie ?
Non. Votre domaine peut rester où il est. Vous modifiez seulement ses enregistrements MX et d'expéditeur pour que les emails arrivent au nouveau service. Avec Autorys, les boîtes fonctionnent même si le domaine est enregistré chez une autre société.
Quelle différence entre une boîte mail et un alias ?
Une boîte a son propre espace et son mot de passe, on s'y connecte pour lire les messages. Un alias est une adresse supplémentaire qui livre dans une boîte existante. C'est pratique pour une adresse comme contact@ qu'une seule personne consulte.
Pourquoi mes emails arrivent-ils en spam ?
Le plus souvent, les enregistrements SPF et DKIM manquent ou sont faux, vous envoyez beaucoup de messages d'un coup depuis un domaine récent, ou vos messages ressemblent à de la publicité. Vérifiez d'abord votre DNS, puis envoyez des emails normaux, un par un, pendant un temps.
Combien coûte l'email professionnel chez Autorys ?
Karla, l'assistante IA d'Autorys, vous donne le prix et vous envoie votre devis immédiatement. Écrivez-lui sur WhatsApp, dans le chat du site ou sur Telegram et dites-lui combien de boîtes il vous faut.
