Schritt für Schritt: vom Anruf bis in Ihr CRM
Sie buchen und erhalten eine Nummer
Sie buchen online im Autorys-Kundenportal. Eine Telefonnummer ist im Preis inklusive: Dorthin gehen Ihre unbeantworteten Anrufe.
Sie aktivieren die Rufumleitung
Mit dem Code Ihres Telefonanbieters leiten Sie Anrufe um, die Sie nicht annehmen oder bei denen besetzt ist. Bei vielen US-Anbietern ist der Code *72 oder *71, das ist aber unterschiedlich; Ihr Kundenportal zeigt die Schritte. Ihre Kunden rufen weiter Ihre gewohnte Nummer an.
Sie meldet sich wie Ihr Empfang
Sie begrüßt den Anrufer mit dem Namen Ihres Betriebs und weist darauf hin, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Sie antwortet auf Englisch oder Spanisch, in der Sprache des Anrufers.
Sie notiert die Daten und bucht
Sie fragt nach Name, Telefonnummer, bei Bedarf Adresse und Anliegen und bucht den Einsatz oder Termin in Ihrem CRM-Kalender.
Sie leitet weiter, wenn Sie es wollen
Zu den Zeiten, die Sie festlegen, kann sie den Anruf an bis zu 3 Personen Ihres Betriebs weitergeben und kündigt den Anrufer vorher an. Nimmt niemand ab, nimmt sie eine Nachricht auf und bucht den Termin.
Sie erhalten den Bericht
Nach dem Anruf erhalten Sie eine E-Mail und eine CRM-Benachrichtigung: wer angerufen hat, was er wollte, ob ein Termin gebucht wurde, wie lange der Anruf dauerte, und die Aufnahme mit Transkript.
Was die KI über Ihren Betrieb wissen muss
Die KI antwortet mit den Informationen, die Sie ihr geben. Je vollständiger sie sind, desto besser bewältigt sie Ihre Anrufe.
- Den Namen Ihres Betriebs und wie sie Anrufer begrüßen soll
- Ihre Leistungen und die Preise, die Sie am Telefon nennen möchten
- Ihre Öffnungszeiten und Ihr Einzugsgebiet
- Wer weitergeleitete Anrufe annehmen kann und zu welchen Zeiten
Regeln, die sie bei jedem Anruf befolgt
- Sie informiert den Anrufer, dass der Anruf aufgezeichnet wird.
- Sie erfindet keine Preise oder Antworten: Weiß sie etwas nicht, nimmt sie eine Nachricht für Sie auf.
- Meldet jemand Gasgeruch, Feuer oder Verletzte, fordert sie ihn auf, aufzulegen und die 911 zu wählen, und leitet diesen Anruf nie weiter.
Was sie nicht macht
Die Grenzen zu kennen hilft bei der Entscheidung. Die KI ist nicht mit anderen Systemen verbunden, die Sie vielleicht nutzen, etwa Sendungsverfolgung oder Warenwirtschaft, und kann daher keine Informationen nachschlagen, die nur dort liegen. In diesen Fällen leitet sie den Anruf weiter oder nimmt eine Nachricht auf. Kartenzahlungen am Telefon nimmt sie ebenfalls nicht entgegen.
Wo Sie alles sehen
Jeder Anruf bleibt in dem CRM, das zur Rezeption gehört: wer angerufen hat, die KI-Zusammenfassung, die Aufnahme, das Transkript und der Termin. Das CRM ist in den $149 USD pro Monat enthalten, zusammen mit 500 Minuten und der Telefonnummer.