Paso a paso: de la llamada a tu CRM
Contratas y recibes un número
Contratas en línea en el panel de Autorys. Un número de teléfono va incluido en el precio: ahí van a llegar las llamadas que no contestes.
Activas el desvío de llamadas
Con el código de tu compañía telefónica desvías las llamadas que no contestas o cuando estás ocupado. En muchas compañías de EE. UU. el código es *72 o *71, pero cambia según la compañía; tu panel te muestra los pasos. Tus clientes siguen llamando a tu número de siempre.
Contesta como tu recepción
Saluda con el nombre de tu negocio y avisa que la llamada se graba. Contesta en inglés o en español, en el idioma de quien llama.
Toma los datos y agenda
Pide el nombre, el teléfono, la dirección si hace falta y lo que necesita la persona, y agenda la visita o la cita en la agenda de tu CRM.
Te pasa la llamada cuando tú quieras
En el horario que tú elijas, puede pasar la llamada hasta a 3 personas de tu negocio, avisando antes quién llama. Si nadie contesta, toma el recado y agenda la cita.
Te llega el reporte
Al terminar la llamada te llega un correo y un aviso en tu CRM con quién llamó, qué quería, si se agendó cita, cuánto duró la llamada y la grabación con su transcripción.
Lo que la IA necesita saber de tu negocio
La IA contesta con la información que tú le das. Entre más completa sea, mejor atiende tus llamadas.
- El nombre de tu negocio y cómo quieres que salude
- Tus servicios y los precios que estás dispuesto a dar por teléfono
- Tu horario y la zona que atiendes
- Quién puede recibir las llamadas transferidas y en qué horario
Las reglas que sigue en cada llamada
- Le avisa a la persona que la llamada se graba.
- No inventa precios ni respuestas: si no sabe algo, toma el recado para ti.
- Si alguien reporta olor a gas, fuego o heridos, le dice que cuelgue y marque al 911, y nunca transfiere esa llamada.
Lo que no hace
Conocer los límites te ayuda a decidir. La IA no está conectada a otros sistemas que puedas usar, como el seguimiento de pedidos o un programa de inventario, así que no puede consultar información que solo está ahí. En esos casos te pasa la llamada o toma el recado. Tampoco cobra con tarjeta por teléfono.
Dónde ves todo
Cada llamada queda en el CRM que viene con la recepcionista: quién llamó, el resumen hecho por IA, la grabación, la transcripción y la cita. El CRM va incluido en los $149 USD al mes, junto con 500 minutos y el número de teléfono.