Étape par étape : de l’appel à votre CRM
Vous souscrivez et recevez un numéro
Vous souscrivez en ligne dans l’espace client Autorys. Un numéro de téléphone est inclus dans le prix : c’est là qu’arriveront vos appels sans réponse.
Vous activez le renvoi d’appel
Avec le code de votre opérateur, vous renvoyez les appels auxquels vous ne répondez pas ou quand vous êtes occupé. Chez beaucoup d’opérateurs américains, le code est *72 ou *71, mais cela varie ; votre espace client indique les étapes. Vos clients continuent d’appeler votre numéro habituel.
Elle répond comme votre accueil
Elle salue l’appelant au nom de votre entreprise et l’informe que l’appel est enregistré. Elle répond en anglais ou en espagnol, dans la langue de l’appelant.
Elle note les coordonnées et réserve
Elle demande le nom, le numéro de téléphone, l’adresse si nécessaire et ce que veut l’appelant, puis réserve l’intervention ou le rendez-vous dans l’agenda de votre CRM.
Elle transfère quand vous le voulez
Aux horaires que vous choisissez, elle peut passer l’appel à 3 personnes de votre entreprise au maximum, en annonçant d’abord l’appelant. Si personne ne répond, elle prend le message et réserve le rendez-vous.
Vous recevez le compte rendu
À la fin de l’appel, vous recevez un e-mail et une alerte dans le CRM : qui a appelé, ce qu’il voulait, si un rendez-vous a été pris, la durée de l’appel, et l’enregistrement avec sa transcription.
Ce que l’IA doit savoir sur votre entreprise
L’IA répond avec les informations que vous lui donnez. Plus elles sont complètes, mieux elle gère vos appels.
- Le nom de votre entreprise et la façon dont vous voulez qu’elle salue les appelants
- Vos services, et les prix que vous acceptez de communiquer par téléphone
- Vos horaires et la zone que vous desservez
- Qui peut recevoir les appels transférés, et à quelles heures
Les règles qu’elle suit à chaque appel
- Elle informe l’appelant que l’appel est enregistré.
- Elle n’invente ni prix ni réponses : si elle ne sait pas, elle prend un message pour vous.
- Si quelqu’un signale une odeur de gaz, un incendie ou des blessés, elle lui dit de raccrocher et de composer le 911, et ne transfère jamais cet appel.
Ce qu’elle ne fait pas
Connaître les limites aide à décider. L’IA n’est pas connectée aux autres systèmes que vous utilisez peut-être, comme un logiciel de suivi de commandes ou de stock : elle ne peut donc pas consulter des informations qui ne se trouvent que là. Dans ces cas, elle transfère l’appel ou prend un message. Elle ne prend pas non plus de paiements par carte au téléphone.
Où vous voyez tout
Chaque appel reste dans le CRM fourni avec la réceptionniste : qui a appelé, le résumé de l’IA, l’enregistrement, la transcription et le rendez-vous. Le CRM est inclus dans les $149 USD par mois, avec 500 minutes et le numéro de téléphone.