Passo a passo: da ligação até o seu CRM
Você contrata e recebe um número
Você contrata on-line no painel da Autorys. Um número de telefone está incluído no preço: é para ele que vão as suas ligações não atendidas.
Você ativa o desvio de chamadas
Com o código da sua operadora, você desvia as ligações que não atende ou quando está ocupado. Em muitas operadoras dos EUA o código é *72 ou *71, mas varia; o seu painel mostra os passos. Seus clientes continuam ligando para o número de sempre.
Atende como a sua recepção
Cumprimenta quem liga com o nome da sua empresa e avisa que a ligação é gravada. Atende em inglês ou em espanhol, no idioma de quem liga.
Anota os dados e agenda
Pede o nome, o telefone, o endereço se for preciso e o que a pessoa quer, e agenda a visita ou o horário na agenda do seu CRM.
Transfere quando você quiser
No horário que você escolher, pode passar a ligação para até 3 pessoas da sua empresa, avisando antes quem está ligando. Se ninguém atender, anota o recado e agenda o horário.
Você recebe o relatório
Quando a ligação termina, você recebe um e-mail e um aviso no CRM com quem ligou, o que queria, se houve agendamento, quanto durou a ligação e a gravação com a transcrição.
O que a IA precisa saber sobre a sua empresa
A IA atende com as informações que você passa para ela. Quanto mais completas, melhor ela lida com as suas ligações.
- O nome da sua empresa e como você quer que ela cumprimente quem liga
- Os seus serviços e os preços que você aceita informar por telefone
- O seu horário e a região que você atende
- Quem pode receber ligações transferidas e em que horários
Regras que ela segue em cada ligação
- Avisa quem liga que a ligação é gravada.
- Não inventa preços nem respostas: se não sabe, anota o recado para você.
- Se alguém relatar cheiro de gás, fogo ou feridos, orienta a desligar e ligar para o 911, e nunca transfere essa ligação.
O que ela não faz
Conhecer os limites ajuda você a decidir. A IA não está conectada a outros sistemas que você possa usar, como rastreamento de pedidos ou software de estoque, então não consegue consultar informações que só existem lá. Nesses casos, transfere a ligação ou anota o recado. Ela também não recebe pagamentos com cartão por telefone.
Onde você vê tudo
Cada ligação fica no CRM que vem com a recepcionista: quem ligou, o resumo feito pela IA, a gravação, a transcrição e o agendamento. O CRM está incluído nos $149 USD por mês, junto com 500 minutos e o número de telefone.