Les quatre options comparées
| Messagerie vocale | Renvoi vers votre portable | Permanence téléphonique | Réceptionniste IA (Autorys) | |
|---|---|---|---|---|
| Qui répond | Personne | Vous | Une personne du service | L’IA, avec le nom de votre entreprise |
| Coût | 0 USD | Votre temps et votre sommeil | Généralement à la minute ou à l’appel | $149 USD par mois avec 500 minutes |
| Réserve le rendez-vous | Non | Si vous êtes réveillé | Selon le service | Oui, dans l’agenda de votre CRM |
| Ce que vous voyez le matin | Les messages vocaux, si on en a laissé | Ce dont vous vous souvenez | Généralement un message | Résumé, enregistrement et transcription de chaque appel |
Comment mettre en place la réponse hors horaires avec une réceptionniste IA
Renvoyez les appels sans réponse
Avec le code de votre opérateur, renvoyez les appels auxquels vous ne répondez pas vers le numéro que vous fournit Autorys. La nuit, personne ne répond, donc chaque appel arrive à l’IA.
Choisissez vos heures de transfert
Décidez quand l’IA peut vous passer les appels, à vous ou à votre équipe. En dehors de ces heures, elle ne réveille personne : elle prend le message et réserve.
Donnez-lui vos informations hors horaires
Vos heures d’ouverture, ce qu’il faut dire aux appelants sur les interventions du lendemain et ce qui compte comme urgent pour votre entreprise.
Lisez les résumés le matin
Chaque appel est dans votre CRM avec le résumé, l’enregistrement et la transcription, pour que vous rappeliez avec tous les détails.
Ce qui se passe avec les appels urgents la nuit
Certains appels ne peuvent pas attendre le matin, comme une canalisation qui éclate ou quelqu’un enfermé dehors. Vous décidez si vous acceptez des transferts à ces heures-là et vers qui. Sinon, l’IA note tous les détails et réserve le premier créneau disponible.
Les vraies urgences, c’est différent : si quelqu’un signale une odeur de gaz, un incendie ou une blessure, la réceptionniste lui demande de raccrocher et de composer le 911, et ne transfère jamais cet appel.
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Pourquoi les appels hors horaires comptent
Les gens appellent quand ils ont le problème, pas quand vous êtes ouvert. Le soir et le week-end, c’est souvent là que les clients ont enfin le temps d’appeler. Si personne ne répond, ils peuvent appeler l’entreprise suivante sur la liste, et vous ne saurez peut-être jamais qu’ils ont appelé.